Ue Flags

[AKTUALIZACJA] Zapytanie ofertowe
nr 1/A/DANAE/2019
z dnia 5.12.2019 r.
Usługa stworzenia systemu dystrybucji oraz dostawa zachęt

INFORMACJE O OGŁOSZENIU

Usługa stworzenia systemu dystrybucji oraz dostawa zachęt

I. ZAMAWIAJĄCY

PBS spółka z o.o.
ul. Junaków 2
81-812 Sopot
NIP: 585-020-56-42

DANAE spółka z o.o.
ul. Szarotki 10 lok.16
02-609 Warszawa
NIP: 8212640180

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

1. Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawców prowadzone jest z zastosowaniem zasady konkurencyjności dla zamówienia realizowanego w ramach projektu pn. „Monitorowanie losów absolwentów szkół zawodowych – II i III runda” – numer umowy UDA-POWR.02.15.00-00-3001/19-00, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3. Zamawiającego nie obwiązuje ustawa Prawo Zamówień Publicznych.

4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych:

  1. Administratorem danych osobowych zawartych w Ofercie jest PBS Sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie 81-812, ul. Junaków 2, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, Wydział VII Gospodarczy KRS pod numerem: 0000189170 (dalej także jako „Administrator”).
  2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres wskazany w pkt. 1 powyżej lub pocztą elektroniczną na adres e-mail: [email protected]
  3. Dane osobowe zbierane są dla potrzeb przeprowadzenia niniejszej procedury Zapytania Ofertowego, w tym zawarcia i realizacji ewentualnej umowy z Wykonawcą, jak również dla celów wykazania prawidłowości wydatkowania środków finansowych w ramach Projektu. Podstawę prawną dla tego celu stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako „RODO”).
  4. Podanie danych osobowych dla celów wskazanych w pkt. 3 powyżej jest konieczne dla prawidłowości złożenia Oferty w zakresie następujących danych osobowych: imię (imiona) i nazwisko, nazwa firmy, adres zamieszkania/siedziby firmy, adres e-mail, telefon kontaktowy, obecnie wykonywana praca, doświadczenie zawodowe oraz sytuacja zdrowotna w zakresie posiadania statusu osoby na niepełnosprawnej, zaś – w przypadku wyboru Oferty jako najkorzystniejszej – także: PESEL/NIP/KRS, seria i numer dowodu osobistego, numer rachunku bankowego, obywatelstwo, adres urzędu skarbowego.
  5. Podanie innych danych niż powyżej jest dobrowolne.
  6. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres określony w umowie o dofinansowanie Projektu, w szczególności dla celów przyszłych tj. do 31.12.2025 roku.
  7. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych. Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1. Kod CPV: 30192000-1 Wyroby biurowe

2. Przedmiotem zamówienia jest usługa stworzenia systemu dystrybucji oraz dostawa zachęt w ramach projektu „Monitorowanie losów absolwentów szkół zawodowych – II i III runda” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

3. Celem projektu jest wypracowanie systemowych rozwiązań monitorowania losów absolwentów szkół zawodowych na rynku pracy poprzez przeprowadzenie w okresie XI 2019 – IX 2022 dwóch rund monitorowania losów absolwentów szkół zawodowych (techników, szkół branżowych i szkół policealnych, z wyłączeniem szkół specjalnych).

4. Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

5. Zamówienie składa się z części:

Lp. Zadanie w projekcie Zadanie Partner Liczba sztuk
1 Zad 3 konkurs dla uczniów – za 2 i 3 falę PBS 1
2 Zad 1 konkurs dla uczniów – za 2, 3 i 4 falę Danae 1
3 Zad 2 zachęta dla respondenta – za pilotaż II PBS 100
4 Zad 2 zachęta dla respondenta – za pilotaż III Danae 100
5 Zad 1 zachęty dla dyrektorów szkół typ I (mini) Danae 300
6 Zad 3 zachęty dla dyrektorów szkół typ I (mini) PBS 300
7 Zad 1 zachęty dla dyrektorów szkół typ II (maxi) PBS 2000
8 Zad 2 zachęty dla dyrektorów szkół typ II (maxi) Danae 1000
9 Zad 3 zachęty dla dyrektorów szkół typ II (maxi) Danae 2000
10 Zad 1 zachęty dla koordynatorów szkolnych typ II PBS 2000
11 Zad 2 zachęty dla koordynatorów szkolnych typ II Danae 1000
12 Zad 3 zachęty dla koordynatorów szkolnych typ II PBS 3000

6. Zakres przestrzenny realizacji zamówienia obejmie całą Polskę.

7. Z wykonawcą zostaną podpisane dwie osobne umowy przez PBS Sp. z o.o. i Danae Sp. z o.o. na ww. zadania.

8. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcom.

9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

10. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU:

  1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty/osoby powiązane kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub Partnerami, tj. firmą PBS Sp. z o.o, ul. Junaków 2, 81-812 Sopot, NIP: 585-020-56-42 oraz Danae Sp. z o.o., ul. Szarotki 10/16, 02-609 Warszawa, NIP: 8212640180. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym/Partnerami lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego/Partnerów lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego/Partnerów czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
    1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
    2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
    3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
    4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
  2. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia łącznie następujące warunki udziału tj.:
    1. posiada niezbędne doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia
      Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat zrealizował co najmniej 1 dostawę w kwocie równej lub wyższej niż 100 000 zł brutto, w zakresie zbliżonym do przedmiotu zamówienia (np. dostawa książek, dostawy sprzętu sportowego, dostawy kursów językowych w formie elektronicznej). Jeżeli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy, to z tego okresu.
    2. posiada zdolność ekonomiczną i finansową
      Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca przedstawi zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS i US nie starsze niż 3 miesiące licząc od daty publikacji zapytania ofertowego
    3. dysponuje potencjałem technicznym niezbędnym do realizacji zamówienia:
      Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca przedstawi kopię umowy o współpracy z firmą logistyczną/kurierską
  3. W celu wykazania:
    1. braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w pkt. 1, Wykonawca składa oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik nr 3
    2. spełniania warunków udziału, o których mowa w pkt. 2 Wykonawca składa: ▪ dokumentację potwierdzającą zrealizowanie dostaw zgodnie z opisem w pkt. 2a) – mogą to być m.in. kopie umów, protokoły odbioru, faktury;
      • zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i US – mogą to być oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem opieczętowane i podpisane przez Wykonawcę;
      • kopię umowy z firmą logistyczną/ kurierską – potwierdzoną za zgodność z oryginałem opieczętowaną i podpisaną przez Wykonawcę;
  4. W toku badania ofert Zamawiający zastrzega sobie możliwość wnioskowania do Wykonawcy o złożenie wyjaśnień w stosunku do złożonej oferty. Brak reakcji ze strony Wykonawcy w terminie max. 24 godz. od kontaktu ze strony Zamawiającego skutkować będzie odrzuceniem oferty.
  5. Zamawiający zastrzega, że płatności dla Wykonawców z tytułu umowy zawartej w ramach niniejszego postępowania będą dokonywane wyłącznie na rachunek bankowy wpisany dla tego Wykonawcy na tzw. białą listę VAT znajdującej się na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/. W umowie zawartej z Wykonawcą zawarte zostanie prawo Zamawiającego do wstrzymania płatności na rzecz Wykonawcy w części odpowiadającej równowartości podatku od towarów i usług w przypadku, gdy Wykonawca nie ujawni swojego rachunku bankowego na ww. białej liście VAT.

V. ODRZUCENIE OFERTY:

Oferta zostanie odrzucona jeśli:

  1. Nie jest zgodna z opisem zamówienia określonym w pkt. III i Załączniku nr 1
  2. Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę,
  3. Nie odpowiada warunkom udziału, określonym w pkt IV,
  4. Jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
  5. Wykonawca jest wykluczony z postępowania,
  6. Oferta wpłynęła po terminie składania ofert,
  7. Jest niezgodna z innymi przepisami.

Zamawiający nadto ma prawo odrzucić ofertę Wykonawcy jeżeli cena ofertowa przekracza kwotę przeznaczoną na sfinansowanie całego zamówienia lub cena ofertowa przekracza kwotę zaplanowaną do wydatkowania w ramach niniejszego zamówienia przez któregokolwiek z Zamawiających. Zamawiający wskazują, że łączna kwota przeznaczona na sfinansowanie całego zamówienia rozkłada się pomiędzy Zamawiających w następujących proporcjach: PBS Sp. z o.o. 53,30%, Danae Sp. z o.o. 46,70%.

 

VI. KRYTERIA WYBORU OFERT I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ:

    1. Ocena ofert będzie dokonywana dla każdej z części zamówienia, przy czym pojedyncza część oferty może zostać oceniona maksymalnie na 100 pkt za spełnienie łącznie wszystkich kryteriów tj. kryterium ceny, kryterium terminu dostawy, kryterium gwarancji oraz kryterium aspektu społecznego.
    2. Zamawiający w ramach kryterium aspekt społeczny przyznawał będzie dodatkowe punkty z tytułu spełniania przez ofertę aspektu społecznego. Kryterium to będzie weryfikowane w oparciu o oświadczenie Wykonawcy zawarte w formularzu ofertowym. Zamawiający przyzna maksymalnie 5 pkt za spełnianie kryterium aspektu społecznego dla każdej części zamówienia.
    3. Maksymalnie każda część oferty może zostać oceniona na 105 punktów.
    4. Kryteria oceny oferty:

      Oferta każdego Wykonawcy, który spełni warunki udziału w postępowaniu dla danej części zamówienia, zostanie następnie oceniona wg. następujących kryteriów:

      Lp Nazwa kryterium Waga Maks.
      liczba pkt
      Sposób przyznania
      pkt w kryterium
      Dokument
      1 C = Cena brutto 50% 50 pkt. C = Cmin/Cof x 100 x waga
      C= Liczba punktów do uzyskania w kryterium cena Cmin – cena minimalna
      Cof – cena badanej ofert
      Formularz oferty – Załącznik nr 2
      2 K = Koncepcja organizacji projektu 30% 30 pkt. K= Ks+Kr+Kd
      K= Liczba punktów w kryterium cena
      Kryteria oceny Koncepcji:
      Ks = Schemat organizacji projektu
      Kr = Ryzyka projektu oraz metody zarządzania ryzykiem projektu.
      Kd= Dostęp on-line do danych
      Zamawiający przyzna p-kty na podstawie załączonej do oferty „Koncepcji Organizacji projektu. W przypadku, gdy Oferent w formularzu „Oferta” nie załączy „Koncepcji Organizacji projektu”, otrzyma 0 pkt w tym kryterium. Zamawiający przyzna punkty poprzez wyliczenie średniej z zsumowanych ocen przyznanych przez każdego z 3 członków komisji oceniającej.
      Ocena w ramach kryterium K zostanie dokonana zgodnie z aspektami i punktacją
      Załącznik do Formularza oferty
      T = termin dostawy – liczba dni roboczych, jaka upłynie od dnia zgłoszenia zapotrzebowania na dostawę do dnia dostarczenia pod wskazany adres 20% 20 pkt. T = Tof x waga
      T= Liczba punktów do uzyskania w kryterium termin dostawy Tof – liczba punktów badanej oferty w kryterium termin dostawy
      przy czym:
      3 dni – 100 pkt 6 dni – 50 pkt 8 dni i powyżej – 0 pkt
      Formularz oferty – Załącznik nr 2
      3 S = aspekt społeczny – Za spełnienie kryterium uważa się sytuację, w której Wykonawca wskaże do realizacji zamówienia min. 1 osobę niepełnosprawną w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r. poz. 721, z późn. zm. 113). 5% 5 Pkt. 0 pkt – oferta nie spełnia kryterium
      5 pkt. – oferta spełnia kryterium
      Formularz oferty – załącznik nr 2 + Oświadczenie- zał. nr 4

      Tabela K przedstawiająca sposób przyznania pkt w kryterium K = Koncepcja organizacji projektu

      Schemat organizacji projektu Koncepcja organizacji projektu, uwzględniająca: (i) etapy projektu i związane z nimi działania (ii) sposób przeprowadzenia testów, (iii) metody organizacji przepływu danych w projekcie (iv) procedury kontroli Schemat zawiera tylko kluczowe etapy i działania, zapewniające jednak terminową i prawidłową realizację celów projektu. 0-4 pkt
      Schemat zawiera wszystkie najważniejsze etapy i działania zapewniające terminową i prawidłową realizację celów. Schemat zawiera adekwatne metody/techniki pracy. 5-8 pkt
      Schemat zawiera wszystkie najważniejsze etapy, a także specyficzne lub innowacyjne działania zapewniające terminową i optymalną realizację celów projektu w tym umożliwiający Zamawiającemu udział w procesie. 9-12 pkt
      Ryzyka projektu oraz metody zarządzania ryzykiem projektu. Identyfikacja rodzajów ryzyka mogących zaistnieć w trakcie realizacji zamówienia. Opis proponowanych działań zapobiegających wystąpieniu ryzyka oraz działań zmniejszających ich wpływ na realizację projektu w razie ich wystąpienia. Koncepcja nie identyfikuje podstawowych rodzajów ryzyka lub nie proponuje skutecznych działań zapobiegających lub minimalizujących ryzyko. 0-4 pkt
      Koncepcja dostatecznie dobrze identyfikuje podstawowe rodzaje ryzyka związane z realizacją projektu oraz określa standardowe działania zapobiegające i minimalizujące wpływ tych rodzajów ryzyka. 5-8 pkt
      Koncepcja dobrze lub bardzo dobrze identyfikuje rodzaje ryzyka oraz obejmuje specyficzne lub innowacyjne dla projektu inicjatywy bazujące na doświadczeniu personelu przewidzianego do realizacji zamówienia, które łagodzą ryzyka, w tym przede wszystkim w zakresie terminowości realizacji. 9-12 pkt
      Dostęp on-line do danych o postępie prac w projekcie Wykonawca nie zapewni Zamawiającemu bieżącego dostępu do danych o projekcie on-line. 0 pkt
      Wykonawca zapewni Zamawiającemu bieżący dostęp części danych o postępie prac w projekcie on line. 3 pkt
      Wykonawca zapewni Zamawiającemu bieżący dostęp do części danych o postępie prac w projekcie on line. 6 pkt
    5. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryteriów oceny ofert przyjmując zasadę, iż = 1 punkt = 1%. Końcowa ocena oferty będzie stanowiła sumę punktów uzyskanych w ramach kryteriów oceny ofert.
    6. Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w ramach każdej części to 105 dla każdej części zamówienia.
    7. Zamawiający w każdej części wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska największą liczbę punktów według zasady:

      R = C+K+T+S gdzie
      R = sumaryczna liczba punktów badanej oferty,
      C = liczba punktów uzyskanych w kryterium cena brutto
      K= liczba punktów uzyskanych w kryterium Koncepcja organizacji projektu,
      T = liczba punktów uzyskanych w kryterium termin dostawy,
      S = liczba punktów uzyskanych w kryterium aspekt społeczny

    8. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, w przypadku, gdy zaproponowana cena przekroczy możliwości cenowe Zamawiającego.
    9. W przypadku uzyskania przez dwie lub więcej ofert takiej samej liczby punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną.
    10. W sytuacji, gdy dwie lub więcej ofert otrzymają taką samą liczbę punktów, przy jednoczesnej tej samej wartości cenowej oferty, Zamawiający podejmie dodatkowe negocjacje w kwestii ceny, z wszystkimi Wykonawcami, których oferty otrzymały najwyższą liczbę punktów w ocenie.
    11. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA OFERTY:

  1. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
  2. Ofertę należy złożyć obligatoryjnie w formie pisemnej.
  3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zastosowaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz dołączyć dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału zgodnie z pkt cz. IV pkt. 2 i pkt. 3 oraz cz. VIII pkt. 6
  4. Ceny w ofercie należy podać w walucie polskiej, w kwocie brutto, uwzględniającej wszystkie podatki. Ceny w ofercie powinny być podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
  5. Oferta oraz wszystkie załączniki powinny być podpisane. Kopie załączonych do oferty dokumentów winny być potwierdzone przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem. Oferta, załączniki winny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  6. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.

VIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY:

  1. Oferta może zostać złożona w jednej z niżej wymienionych form:
    1. osobiście w sekretariacie PBS spółka z o.o., ul. Junaków 2, 81-812 Sopot z dopiskiem Zachęty – Absolwenci, w dni robocze w godzinach: 8.00 – 15.00
    2. pocztą tradycyjną/kurierem, na adres: PBS spółka z o.o., ul. Junaków 2, 81-812 Sopot z dopiskiem Zachęty – Absolwenci
  2. Termin złożenia oferty: do dnia 27.03.2020 godzina 09:00
  3. Oferty złożone po terminie nie będą podlegały rozpatrzeniu. Dla oceny czy oferta wpłynęła w terminie decydująca jest data i godzina otrzymania oferty, złożonej zgodnie z treścią niniejszego Zapytania. Termin związania ofertą wynosi 90 dni od upływu terminu składania ofert. Wybór oferty oznacza obowiązek Wykonawcy do zawarcia umowy zawierającej obowiązki Wykonawcy określone w niniejszym Zapytaniu.
  4. Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy oraz opieczętowana firmową pieczątką Wykonawcy.
  5. Oferta powinna składać się z wypełnionych załączników: 2,3,4. Do oferty należy załączyć dokumenty wymienione cz. IV pkt. 2 i pkt. 3 oraz cz. VIII pkt. 6, ponadto kopię wpisu do odpowiedniego rejestru (wyciąg z KRS CEIDG lub inny) ze wskazaniem PKD zbieżnego z przedmiotem zamówienia.

IX. OSOBA DO KONTAKTU W SPRAWIE ZAMÓWIENIA:

Zapytania związane z przedmiotem zamówienia należy kierować do: Anna Marynowska, nr tel. 698 490 357, mail: [email protected] do dnia 13.03.2020 do godziny 12:00

X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZYCH OFERT:

  1. Informacja o wyborze Wykonawcy zostanie umieszczona w Bazie konkurencyjności i na stronie internetowej Zamawiającego.
  2. Zamawiający nie odsyła nadesłanych ofert.

XI. ZMIANA I ANULOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

  1. Zamawiający może zmienić lub anulować zapytanie ofertowe w każdym momencie.
  2. Informacja o zmianie lub anulacji zapytania ofertowego znajdzie się w Bazie konkurencyjności na stronie internetowej Zamawiającego oraz zostanie rozesłana drogą e-mailową do Oferentów, którzy już złożyli ofertę u Zamawiającego.

XII. WARUNKI ZMIANY ISTOTNYCH POSTANOWIEŃ UMOWY:

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wymogów dotyczących realizacji projektu w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

XIII. WARUNKI ZAMÓWIEŃ UZUPEŁNIAJĄCYCH:

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia Wykonawcy wyłonionemu w trybie zasad konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z Wykonawcą, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, jednak nie później niż do końca trwania projektu o którym mowa w działem II pkt.1 zapytania ofertowego.

XIV. OFERTY WARIANTOWE

Wykonawca nie może złożyć ofert wariantowych.

XV. Pytania i odpowiedzi

  1. Jakie środki Zamawiający przeznacza na Zamówienie? Co oznacza: „Zamawiający wskazują, że łączna kwota przeznaczona na sfinansowanie całego zamówienia rozkłada się pomiędzy Zamawiających w następujących proporcjach: PBS Sp. z o.o. 53,30%, Danae Sp. z o.o. 46,70%”.

    Zamawiający nie ujawnia budżetu Zamówienia. W ramach postępowania wyłoniony zostanie Wykonawca, który podpisze 2 umowy. Jedną z PBS Sp. z o.o. a drugą z Danae Sp. z o.o. Umowa z PBS będzie stanowić 53,30% a z Danae 46,70% całości zamówienia tj. ceny ofertowej.

  2. Prosimy o wyjaśnienie co oznacza zdanie: „Z wykonawcą zostaną podpisane dwie osobne umowy przez PBS Sp. z o.o. i Danae Sp. z o.o. na ww. zadania.”

    Odpowiedzi na to pytanie udzielono w pyt nr. 1

  3. Prosimy o wskazanie adresów na jakie będą szły wysyłki?

    Na tę chwilę nie są znane adresy wysyłek zachęt. W zależności od rodzaju zachęty przesyłki będą wysyłane do szkół lub bezpośrednio do uczniów tj. respondentów.

  4. „Wykonawca zapewni Zamawiającemu bieżący dostęp do części danych o postępie prac w projekcie on line” Jak Zamawiający wyobraża sobie taki dostęp?

    Zamawiający nie może odpowiedzieć na to pytanie. Sposób zapewnienia dostępu do danych o postępie prac będzie oceniany w ramach oceny ofert.

  5. Miejsce i termin złożenia oferty. Czy Zamawiający rozważy zmianę i możliwość przysłania oferty e-mailem?

    Zamawiający nie zmienia zapisów dot. sposobu złożenia oferty.

  6. Wykonawca nie może złożyć ofert wariantowych a jednocześnie Zamówienie będzie realizowane dla 2 podmiotów. Prosimy o potwierdzenie, że nie są to warianty oferty.

    W ramach postępowania wyłoniony zostanie Wykonawca, który podpisze 2 umowy. Jedną z PBS Sp. z o.o. a drugą z Danae Sp. z o.o. Umowa z PBS będzie stanowić 53,30% a z Danae 46,70% całości zamówienia tj. ceny ofertowej. Złożona oferta z jedną ceną ofertową nie stanowi oferty wariantowej.

  7. Czy Zamawiający rozważy zmiany warunków płatności? Procenty wynagrodzenia zaprezentowane w zał. 1. są niekorzystne dla Wykonawcy a w dalszej perspektywie dla Zamawiającego. Przy dużym wolumenie zamówień złożonych niejako „z góry” Wykonawca jest w stanie uzyskać dużo atrakcyjniejsze ceny jednostkowe. Niemniej jednak wymaga to zaangażowania znacznego kapitału.

    Zamawiający nie zmienia zapisów dotyczących warunków płatności. Zwracamy również uwagę, że na chwilę obecną w związku z decyzjami Rządu dot. zamknięcia szkół nie jesteśmy w stanie określić ostatecznego wolumenu oraz harmonogramu dostaw.

  8.  SOPZ. 2. Informacje o projekcie – rozumiemy, że opis projektu dotyczy projektu realizowanego przez PBS i Danae a nie ew. Wykonawcę Zamówienia?

    Przytoczony opis projektu przedstawia projekt realizowany przez Wykonawców. Opis ten został przedstawiony potencjalnym Wykonawcom poglądowo.

  9. Jednym z parametrów czytnika książek, przewidzianego jako jedna z nagród dla uczniów, jest waga urządzenia. Czy podana wartość oznacza dokładną wagę urządzenia czy może wagę maksymalną?

    Jest to waga maksymalna.

  10. Z jakim wyprzedzeniem Zamawiający przekaże adresy, pod które należy wysłać produkty/zestawy?

    Adresy zostaną przekazane z minimum terminu wynikającego ze zadeklarowanego w ofercie terminu dostawy – liczba dni roboczych, jaka upłynie od dnia zgłoszenia zapotrzebowania na dostawę do dnia dostarczenia pod wskazany adres

  11. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z Wykonawcą a jaki jest budżet Zamawiającego?

    Odpowiedzi na to pytanie udzielono w pyt nr. 1

  12. Jak ma się punkt VI.1 do III.9?

    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Dokumenty zostały poprawione.

  13. ZACHĘTY za udział – czy proponowane zestawy upominków muszą się składać z 3 elementów?

    Nie muszą. Zestawy mogą się składać z 1, 2 lub 3 rzeczy.

  14. Jaki jest budżet na poszczególne rodzaje zachęt? Bez tego szalenie trudno ustalić cenę usługi.

    Odpowiedzi na to pytanie udzielono w pyt nr. 1

  15.  Czy Zamawiający zaakceptuje potwierdzenia odbioru zachęt przez Użytkowników w formie elektronicznej informacji pochodzącej z systemu teleinformatycznego firmy przewozowej?

    Potwierdzeniem doręczenia zachęty będzie zapis w systemie elektronicznym wraz z geolokalizacją. Ostateczna decyzja o formie potwierdzenia odbioru zachęty przez szkoły/respondentów zostanie ustalona z Wykonawcą po zapoznaniu się z koncepcją realizacji projektu.

  16.  Jakie kary umowne za niewywiązywanie się z terminów wskazanych w umowie Państwo przewidujecie?

    Wysokość kar zostanie ustalona z Wykonawcą po zapoznaniu się z koncepcją realizacji projektu na etapie podpisania umowy. Niemniej standardowo w tego rodzaju umowach Zamawiający przewiduje 2 rodzaje kar: kara za opóźnienia maksymalnie 1% za każdy dzień a w przypadku odstąpienia od umowy 20% wartości wynagrodzenia. Kary zostaną dostosowane do specyfiki umowy.

  17. Czy w związku z bieżącą sytuacją w kraju związaną z epidemią koronawirusa, Zamawiający przewiduje zmiany w harmonogramie dostaw opisanego w punkcie 5?

    Harmonogram projektu może ulec zmianie. Na chwilę obecną nie mamy jeszcze stanowiska Ministerstwa Edukacji Narodowej w kwestii realizacji projektu.

  18. Czym jest kolumna „Zadanie w projekcie” Pkt. III.5?

    To pomocnicza kolumna, która mówi o numerze zadania z Wniosku o dofinansowanie. Dla Wykonawcy kolumna ta nie ma znaczenia.

  19. Jakie testy Zamawiający ma na myśli w opisie kryteriów oceny koncepcji „ „(ii) sposób przeprowadzenia testów”?

    Zamawiający zakłada testową weryfikację koncepcji Wykonawcy na realizację projektu. Rolą Wykonawcy jest zaproponowanie sposobu przetestowania systemu.

ZAŁĄCZNIKI

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zał. nr 1)
2. Formularz ofertowy (zał. nr 2)
3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych (zał. nr 3)
4. Oświadczenie o spełnianiu aspektu społecznego (zał. nr 4)

[AKTUALIZACJA] Z dnia 25 marca 2020 roku

W związku z dynamicznie rozwijającą się sytuacją epidemiczną w naszym kraju wprowadzono w dniu 25.03.2020 r. następujące zmiany w Zapytaniu ofertowym:

  1. W pkt. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU w ust. 2 i 3 Zamawiający dopuszcza możliwość dostarczenia dokumentów wykazanych w Zapytaniu ofertowym na etapie podpisania umowy z Wykonawcą.
  2. W pkt. VIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY ust. 1 Zamawiający dodał zapis dot. możliwości dostarczenia oferty drogą elektroniczną.

Zapytanie ofertowe z dnia_2020.03.25

[AKTUALIZACJA]
Informacja o wyborze Wykonawcy:

Smart Consult Sp. z o.o.
ul. Lindleya 16, 02-013 Warszawa
Cena: 1 180 100,00 zł brutto,
Data wpływu: 27.03.2020 r.